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Outlook-Signatur · Microsoft 365

Eine einheitliche Outlook-Signatur für alle Mitarbeitenden

Brandesk synchronisiert Ihre Mitarbeitenden aus Microsoft 365 und fügt automatisch die richtige Signatur in Outlook ein – über ein Add-in, das Ihre Administration nur einmal bereitstellt.

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  • Ohne Kreditkarte
  • Google Workspace und Microsoft 365
  • DSGVO-konform

So funktioniert das Outlook-Add-in

Microsoft erlaubt es nicht, Outlook-Signaturen aus der Ferne zu schreiben. Brandesk nutzt daher ein Add-in: Bei jeder neuen Nachricht ruft es die aktuelle Signatur der Mitarbeitenden ab und fügt sie ein.

  • Funktioniert in Outlook im Web, Windows (klassisch und neu) und Mac.
  • Für Mitarbeitende ist nichts zu tun: Das Add-in meldet sich an, ohne nach einem Passwort zu fragen. Andernfalls öffnen sie einmalig den Brandesk-Bereich, um sich anzumelden.
  • Die lokale Outlook-Signatur wird durch die Brandesk-Signatur ersetzt.
  • Eine kürzere Antwortsignatur kann bei Antworten und Weiterleitungen automatisch eingefügt werden.
  • Der Add-in-Bereich bietet die weiteren Signatursprachen der Mitarbeitenden an.

Synchronisiert mit Microsoft 365

Brandesk liest Ihr Microsoft-Entra-ID-Verzeichnis: Das Profil aller Mitarbeitenden – und damit ihre Signatur – folgt Ihren Änderungen.

  • Synchronisation stündlich und auf Abruf.
  • Benutzer, Gruppen und Profilfotos werden automatisch importiert.
  • Auf Wunsch auf eine Gruppe beschränkbar.
  • Ein in Microsoft 365 deaktiviertes Konto wird in Brandesk überall deaktiviert.
  • Sie sehen, wie viele Mitarbeitende ihre Signatur in den letzten 30 Tagen abgerufen haben.

Die richtige Signatur für alle

Der volle Funktionsumfang des Brandesk-Editors gilt auch für Outlook.

  • Gesperrtes Corporate Design, Baukasten-Editor, sechs Vorlagen für den Start.
  • Zuweisungsregeln nach Abteilung, Tochtergesellschaft, Land, Sprache oder Gruppe.
  • Pflichtangaben pro juristischer Person und pro Sprache.
  • Geplante Kampagnenbanner und A/B-Tests.

Bekannte Einschränkungen

Wir sagen lieber klar, was das Add-in noch nicht kann.

  • Outlook Mobile (iOS und Android) wird nicht unterstützt.
  • Besprechungseinladungen erhalten keine Signatur.
  • Wenn Ihr bedingter Zugriff nur genehmigte Client-Apps zulässt, kann sich das Add-in nicht anmelden.

Outlook-Signatur in 4 Schritten ausrollen

  1. 1

    Microsoft 365 verbinden

    Ein globaler Administrator (oder Administrator für privilegierte Rollen) klickt in Brandesk auf „Verbinden“ und erteilt einmalig seine Zustimmung.

  2. 2

    Signatur gestalten

    Wählen Sie eine Vorlage, wenden Sie Ihr Corporate Design an und veröffentlichen Sie.

  3. 3

    Add-in bereitstellen

    Laden Sie das Manifest in den Brandesk-Einstellungen herunter und stellen Sie es im Microsoft 365 Admin Center unter „Integrierte Apps“ bereit.

  4. 4

    Signatur zuweisen

    Ihre Mitarbeitenden finden sie automatisch in ihrer nächsten E-Mail.

FAQ

Häufige Fragen

Muss auf jedem Rechner etwas installiert werden?

Nein. Ihre Administration stellt das Add-in einmalig über das Microsoft 365 Admin Center bereit; es erscheint dann bei den betreffenden Mitarbeitenden.

Wird Outlook Mobile unterstützt?

Derzeit nicht: Das Add-in funktioniert in Outlook im Web, unter Windows und auf dem Mac.

Welche Berechtigungen sind nötig, um Microsoft 365 zu verbinden?

Ein globaler Administrator oder ein Administrator für privilegierte Rollen erteilt einmalig seine Zustimmung. Brandesk liest Benutzer, Gruppen und Fotos aus dem Verzeichnis.

Wird die Signatur auch bei Antworten eingefügt?

Ja. Sie können zusätzlich eine kürzere Antwortsignatur festlegen, die bei Antworten und Weiterleitungen automatisch eingefügt wird.

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