Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur?

Eine zu dürftige E-Mail-Signatur wirkt nachlässig, eine überladene ermüdet die Leser und wird auf dem Smartphone schlecht dargestellt. Dazwischen liegt ein einfacher Inhalt, den Sie einmal für das ganze Unternehmen festlegen können. Hier erfahren Sie, was hineingehört, worauf Sie besser verzichten und wie die Signatur auch mobil gut lesbar bleibt.

Die wichtigsten Bestandteile einer professionellen E-Mail-Signatur

Eine gute Signatur beantwortet drei Fragen: Wer schreibt, für welches Unternehmen, und wie ist die Person erreichbar? In den meisten Fällen genügen wenige Zeilen:

• Vor- und Nachname, als Klartext, ganz oben;
• Position oder Funktion, so wie sie im Unternehmensverzeichnis steht;
• Firmenname mit Logo;
• ein oder zwei Kontaktwege: eine Durchwahl oder Mobilnummer sowie die Adresse der Website;
• Pflichtangaben Ihrer Gesellschaft, sofern sie im Geschäftsverkehr erwartet werden.

Für diese Pflichtangaben (Rechtsform, Sitz, Registernummer, Vertraulichkeitshinweis) gelten je nach Land und Gesellschaftstyp unterschiedliche Regeln. Lassen Sie die Liste für jede Gesellschaft von Ihrer Rechtsabteilung freigeben, statt die Signatur eines anderen Unternehmens zu übernehmen.

Eine einfache Faustregel: Wenn eine Angabe weder dabei hilft, die Person zu identifizieren, noch sie zu erreichen, noch eine Pflicht des Unternehmens erfüllt, gehört sie vermutlich nicht in die Signatur.

Bedenken Sie außerdem, dass die Absenderadresse bereits im Kopf der Nachricht steht. Sie in der Signatur zu wiederholen, lohnt sich nur, wenn die Nachricht ausgedruckt oder als reiner Text weitergeleitet wird.

Logo und Foto: so binden Sie sie ein, ohne die Signatur aufzublähen

Das Logo verankert die Signatur in der Identität des Unternehmens. Es sollte scharf, nicht zu groß und in ausreichender Auflösung gespeichert sein, damit es auch auf hochauflösenden Bildschirmen sauber bleibt. Kopieren Sie es nicht aus einem alten Dokument: So entstehen schnell unscharfe, verzerrte oder veraltete Logos.

Ein Foto ist freiwillig. Es macht den Austausch persönlicher, besonders im Vertrieb und im Kundenkontakt, ist aber nur sinnvoll, wenn das ganze Team dieselbe Regel befolgen kann. Fotos in sehr unterschiedlichen Stilen (Ausschnitt, Hintergrund, Licht) zerstören den einheitlichen Eindruck. Wenn Sie Fotos verwenden, wählen Sie für alle dasselbe Format, etwa ein quadratisches oder rundes Porträt, und holen Sie das Einverständnis jeder Person ein.

Eine Signatur soll keine Visitenkarte ersetzen. Wenn Sie mehr Informationen bereitstellen möchten (Adresse, soziale Netzwerke, Terminbuchung), ist eine über einen einzigen Link erreichbare digitale Visitenkarte besser als zehn zusätzliche Zeilen unter jeder Nachricht.

Links und soziale Netzwerke: wenige, aber nützliche

Jeder Link ist ein Einstiegspunkt: Er sollte zu etwas Nützlichem führen und lange gültig bleiben. Einige Grundsätze:

1. Ein Link zur Unternehmenswebsite, immer.
2. Ein berufliches Profil (zum Beispiel LinkedIn) nur, wenn die Person es tatsächlich pflegt.
3. Ein Aktionslink (Termin buchen, Demo anfragen) für Teams, die ihn brauchen.
4. Keine verwaisten Netzwerke: Ein Symbol, das zu einem aufgegebenen Konto führt, schadet der Marke.

Schreiben Sie vollständige Adressen mit https:// und testen Sie sie. Bei den Symbolen gilt: höchstens vier oder fünf, alle gleich groß und mit genug Abstand, um sie mit dem Finger zu treffen. Wenn Sie Klicks messen, vereinbaren Sie von Anfang an eine gemeinsame Konvention für Kampagnenadressen, damit die Ergebnisse vergleichbar bleiben.

Das Banner: nützlich, wenn Sie es sparsam einsetzen

Ein Banner macht die Signatur zu einer kleinen Kommunikationsfläche: eine Veranstaltung, ein Webinar, eine aktuelle Veröffentlichung. Das kann sehr wirksam sein, hat aber drei Grenzen, die Sie kennen sollten.

• Es ist ein Bild. Manche E-Mail-Programme blockieren Bilder standardmäßig, deshalb darf die wesentliche Information nie allein im Banner stehen. Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Alternativtext.
• Es braucht Platz. In einem Verlauf mit vielen Antworten überlädt ein bei jeder Nachricht wiederholtes Banner die Unterhaltung. Für Antworten ist oft eine kürzere Signaturversion besser.
• Es veraltet. Ein Banner für eine längst vergangene Veranstaltung wirkt nachlässig. Jede Kampagne braucht ein Start- und ein Enddatum.

Ein Banner zur Zeit, mit einer Botschaft und einem Handlungsaufruf, bleibt die sicherste Regel.

Mobil und gut lesbar: denken Sie an den kleinen Bildschirm

Ein großer Teil der geschäftlichen E-Mails wird zwischen zwei Terminen auf dem Smartphone gelesen. Eine Signatur, die auf einem großen Bildschirm perfekt aussieht, kann auf einem kleinen unleserlich werden.

Einige Einstellungen machen den Unterschied:

• Möglichst nur eine Spalte. Mehrspaltige Layouts verrutschen mobil leichter.
• Eine vernünftige Breite, etwa 500 bis 600 Pixel, damit nicht seitlich gescrollt werden muss.
• Mindestens 12 bis 13 px Schriftgröße, in einer Standardschrift (Arial, Verdana oder ähnlich), die überall verfügbar ist.
• Ein klarer Kontrast zwischen Text und Hintergrund, auch im Dunkelmodus geprüft: Ein Logo mit dunklem, transparentem Hintergrund kann auf Schwarz verschwinden.
• Ausreichend Abstand zwischen Links, damit der Daumen nicht den falschen trifft.
• Eine anklickbare Telefonnummer, die den Anruf mit einer Berührung startet.

Testen Sie immer mit echten Nachrichten, die Sie an mehrere E-Mail-Programme senden und auf Smartphone und Computer öffnen. Prüfen Sie auch, wie die Signatur bei blockierten Bildern aussieht: Name, Position und Kontaktdaten müssen als Text lesbar bleiben.

Was Sie in einer E-Mail-Signatur vermeiden sollten

• Zitate und modische Sprüche. Sie veralten schnell und bringen dem Empfänger nichts.
• Ausgefallene Schriften. Sind sie beim Empfänger nicht installiert, werden sie unbemerkt ersetzt.
• Wichtigen Text in einem Bild, etwa eine in ein Bild eingebettete Telefonnummer: Sie lässt sich weder kopieren noch antippen noch von Screenreadern vorlesen.
• Zu große Bilddateien, die den Aufbau verlangsamen und die Nachricht eher im Spam-Ordner landen lassen können.
• Endlose Haftungsausschlüsse. Ein sinnvoller Hinweis ist kurz; nimmt er mehr Platz ein als die Nachricht selbst, prüfen Sie ihn mit Ihrer Rechtsabteilung.
• Farben und Stile, die von Person zu Person abweichen. Die Uneinheitlichkeit, mehr als jedes einzelne Detail, wirkt improvisiert.
• Veraltete Angaben: alte Position, alte Nummer, alte Adresse. Sie fallen schwer auf, weil jeder seine Signatur selbst pflegt.

Dieser letzte Punkt kostet auf Dauer am meisten. Sobald der Inhalt feststeht, ist es am sichersten, ihn aus dem Verzeichnis erzeugen zu lassen, statt ihn jedem Einzelnen zu überlassen. Unser Ratgeber zum Thema E-Mail-Signaturen im ganzen Unternehmen vereinheitlichen beschreibt das Vorgehen im Detail.

Kurz gesagt

Eine professionelle Signatur kommt mit wenigen Zeilen aus: Name, Position, Firma und Logo, ein oder zwei Kontaktwege sowie die für Ihre Gesellschaft erforderlichen Pflichtangaben. Alles Weitere (Foto, soziale Netzwerke, Banner) ist freiwillig und sollte schlicht, mobil gut lesbar und im ganzen Team identisch bleiben. Brandesk erstellt diese Signaturen aus Ihrem Verzeichnis und installiert sie in Gmail und Outlook, damit keine Abweichungen von Person zu Person entstehen; siehe die Seite E-Mail-Signatur für Unternehmen.