E-Mail-Signaturen im ganzen Unternehmen vereinheitlichen: so geht's

Jede E-Mail, die Mitarbeitende versenden, trägt Ihre Marke bis in die letzte Zeile: die Signatur. Gestaltet jeder sie auf seine Weise, erzählt diese letzte Zeile eine andere Geschichte als Ihre Website oder Ihre Vertriebsunterlagen. Hier ist eine Methode in sechs Schritten, um die Signaturen im ganzen Unternehmen zu vereinheitlichen und dauerhaft aktuell zu halten.

Warum Signaturen auseinanderdriften

Niemand bricht das Corporate Design mit Absicht. Die Abweichungen schleichen sich nach und nach ein:

• die Signatur wird einmal beim Eintritt erstellt und danach nie wieder geändert;
• neue Mitarbeitende kopieren die Signatur von Kollegen, samt Fehlern;
• das Logo stammt aus einem alten Dokument, in falscher Auflösung;
• ein neues Corporate Design oder eine neue Adresse wird nie übernommen;
• Positionsbezeichnungen, Telefonnummern und Links veralten, ohne dass es jemand merkt.

Das Ergebnis: Dutzende Varianten derselben Marke, die Ihre Kunden, Partner und Bewerber jeden Tag sehen. Papiervisitenkarten haben übrigens dasselbe Problem – daher lohnt sich eine digitale Visitenkarte, die aus demselben Profil gespeist wird.

1. Bestandsaufnahme machen

Bevor Sie eine neue Vorlage entwerfen, schauen Sie sich an, was tatsächlich verschickt wird. Bitten Sie jede Abteilung um einige aktuelle E-Mails und notieren Sie die Abweichungen: Logo, Farben, Schriften, Reihenfolge der Angaben, Positionsbezeichnungen, Rufnummernformate, soziale Netzwerke, Banner, Hinweise am Ende der Signatur.

Diese Bestandsaufnahme hat zwei Zwecke: Sie zeigt den Umfang der Aufgabe und macht echte Bedürfnisse sichtbar. Eine Tochtergesellschaft, die immer eine Zentralnummer angibt, oder ein Vertriebsteam, das auf seinem Link zur Terminbuchung besteht, hat oft gute Gründe dafür.

2. Eine Vorlage festlegen, und was variieren darf

Eine gute Signaturvorlage bleibt schlicht. Sie enthält in der Regel:

• Name und Position;
• Firmenname und Logo;
• ein oder zwei Kontaktwege (Telefon, Link zur Website);
• gegebenenfalls ein Foto, Links zu sozialen Netzwerken und ein Banner.

Legen Sie auch die Gestaltungsregeln fest: Markenfarben, Standardschriften, die überall lesbar sind, eine vernünftige Breite und niemals wichtiger Text in einem Bild (er verschwindet, wenn Bilder blockiert werden).

Eine Signatur ist keine vollständige Visitenkarte. Jedes zusätzliche Element verlängert den Verlauf und verwässert die Botschaft.

Entscheiden Sie schließlich, was variieren darf und nach welchen Kriterien: eine Vorlage pro Abteilung, Tochtergesellschaft, Land oder Sprache. Schriftlich festgehaltene Regeln verhindern, dass jede Ausnahme zu einer neuen Variante wird.

3. Pflichtangaben und Sprachen einplanen

Je nach Land und Rechtsform der jeweiligen Gesellschaft können im Geschäftsverkehr bestimmte Angaben erwartet werden: Firma, Sitz, Registernummer oder ein Vertraulichkeitshinweis. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land: Lassen Sie die Liste für jede Gesellschaft von Ihrer Rechtsabteilung freigeben.

Wenn Ihre Teams in mehreren Sprachen schreiben, planen Sie die Übersetzungen von Anfang an ein: Positionsbezeichnungen, Pflichtangaben, Bannertext. Eine halb übersetzte Signatur schadet mehr als eine Signatur in nur einer Sprache.

4. Die Art der Einführung wählen

Dieser Schritt entscheidet, ob die Vereinheitlichung von Dauer ist. Es gibt drei Ansätze:

1. Eine Vorlage zum Kopieren, mit Anleitung. Schnell eingeführt, aber jeder kann seine Signatur ändern, und jede Aktualisierung hängt vom guten Willen aller ab.
2. Einrichtung durch die IT, Rechner für Rechner. Zuverlässiger, aber aufwendig zu pflegen, sobald das Unternehmen wächst.
3. Ein zentrales Tool, verbunden mit dem Verzeichnis. Die Angaben kommen aus Google Workspace oder Microsoft 365, die E-Mail-Signatur für Unternehmen wird automatisch erstellt und installiert.

Die technischen Voraussetzungen hängen vom E-Mail-Programm ab. In Gmail ist die Signatur eine Einstellung jeder Absenderadresse, die ein vom Google-Workspace-Administrator autorisiertes Tool direkt schreiben kann (siehe unsere Seite Gmail-Signatur). In Outlook hängt die Signatur vom verwendeten Client ab; für das automatische Einfügen ist in der Regel ein Add-in nötig, das der Microsoft-365-Administrator bereitstellt (siehe Outlook-Signatur).

5. Vor der Einführung testen

Bevor Sie die neue Vorlage an das ganze Unternehmen verteilen, testen Sie sie mit einer kleinen Gruppe:

• senden Sie E-Mails an mehrere Programme (Gmail, Outlook, einen privaten Webmail-Dienst);
• prüfen Sie die Darstellung auf dem Smartphone und im Dunkelmodus;
• sehen Sie nach, was mit blockierten Bildern passiert;
• testen Sie eine Antwort und eine Weiterleitung, nicht nur eine neue Nachricht;
• klicken Sie auf jeden Link.

Korrigieren Sie, und führen Sie die Vorlage dann in Wellen ein: zuerst eine Pilotabteilung, danach das restliche Unternehmen.

6. Signaturen aktuell halten

Eine Signatur, die am Einführungstag einheitlich ist, bleibt es nur, wenn ihre Aktualisierung von niemandem abhängt.

• Eine einzige Datenquelle. Namen, Positionen und Nummern kommen aus dem Unternehmensverzeichnis, nicht aus dem Gedächtnis jedes Einzelnen.
• Eintritte und Austritte. Neue Mitarbeitende sollten ihre Signatur am ersten Tag erhalten, und wer das Unternehmen verlässt, sollte keine mehr haben.
• Kampagnen haben ein Enddatum. Ein Banner für eine vergangene Messe lässt die Marke vernachlässigt wirken.
• Eine regelmäßige Überprüfung. Wiederholen Sie einmal im Jahr die Bestandsaufnahme aus Schritt 1: Sie sollte sehr kurz geworden sein.

Kurz gesagt

E-Mail-Signaturen zu vereinheitlichen beginnt mit Entscheidungen: eine schlichte Vorlage, klar geregelte Varianten und für jede Gesellschaft freigegebene Pflichtangaben. Danach braucht es eine Einführungsmethode, die nicht von einzelnen Mitarbeitenden abhängt, und eine einzige Datenquelle, das Verzeichnis, damit die Signaturen auch nach dem Start stimmen. Brandesk automatisiert diese Schritte: Es erstellt jede Signatur aus Ihrem Verzeichnis und installiert sie in Gmail und Outlook.